Geschäftsreiserichtlinien 101

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Sie haben die Flüge bestätigt. Sie haben das Hotel gebucht. Sie haben den Kalender blockiert und den Kunden informiert. Doch ein Teil der Reise wird oft zuletzt erledigt, und zwar der, den Ihre Führungskraft als erstes und letztes bemerkt: der Bodentransport.
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Für Assistentinnen und Assistenten, die Geschäftsreisen organisieren, geht es bei diesem Thema nicht nur um Logistik. Es geht darum, die Zeit Ihrer Führungskräfte, den Ruf Ihres Unternehmens und Ihre eigene Nerven zu schützen, wenn etwas schiefgeht. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen alles, was Sie wissen müssen.
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Warum der Bodenverkehr eine angemessene Politik verdient
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Die meisten Unternehmen haben klare Richtlinien für Flüge, Hotels und Spesen, doch der Transport vor Ort ist oft unklar. Die Folge? Unregelmäßige Buchungen, unerwartete Kosten und gelegentlich gestrandete Führungskräfte am Flughafen Heathrow, weil der Uber-Preis auf 90 Pfund gestiegen war und der Fahrer zweimal storniert hatte.

Eine klare, schriftliche Richtlinie für den Bodentransport beseitigt Unklarheiten. Sie informiert Reisende darüber, was erstattungsfähig ist und was nicht, legt Erwartungen an den Service fest und bietet Reiseassistenten und Reisebüromitarbeitern einen tragfähigen Rahmen, um Ausgabenfragen zu klären.

Falls Ihr Unternehmen noch keinen hat, ist dieser Artikel ein guter Ausgangspunkt.
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Lizenzierung: Das Detail, das die meisten übersehen
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Nicht alle Mietwagen sind gleich, und in London spielt der Unterschied auch rechtlich eine Rolle.

Alle Fahrzeuge, die in London Fahrgäste gegen Entgelt befördern, benötigen eine Lizenz von Transport for London (TfL). Dies gilt für das Fahrzeug, den Fahrer und den Betreiber. TfL-lizenzierte Betreiber unterliegen strengen Standards, die unter anderem die Überprüfung des Fahrers, den Fahrzeugzustand, die Versicherung und die Bearbeitung von Beschwerden umfassen.

Wenn Sie über einen von TfL lizenzierten Anbieter wie Airport Executive (Betriebslizenz 402) buchen, profitieren Sie von einem formalen, regulierten Service mit klarer Verantwortlichkeit. Buchen Sie hingegen über einen nicht oder nur unzureichend lizenzierten Anbieter, sei es über eine Verbraucher-App oder im Rahmen einer informellen Vereinbarung, entfällt dieser Schutz – oft unbemerkt.
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Worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters für Bodentransporte achten sollten:

• Besitzen sie eine gültige TfL-Betreiberlizenz? (Leicht auf der TfL-Website überprüfbar)
• Sind ihre Fahrer einzeln lizenziert?
• Verfügen sie über eine angemessene Versicherung für die Anstellung und den Empfang von Arbeitskräften?
• Gibt es dort ein formelles Beschwerdeverfahren?
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Kann ein Lieferant nicht alle vier Fragen klar beantworten, suchen Sie sich einen anderen.
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Serviceebenen verstehen und wann welche verwendet werden sollte
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Firmenbezogene Bodentransporte lassen sich im Allgemeinen in drei Kategorien einteilen. Die Kenntnis der Unterschiede hilft Ihnen, die Buchung dem jeweiligen Anlass anzupassen.
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Economy Class: Eine professionelle, komfortable Limousine oder ein Kombi, typischerweise ein VW, Tesla oder ein vergleichbares Modell. Geeignet für Geschäftsreisen allein, Fahrten zum Flughafen und regelmäßige Direktreisen. Sauber, pünktlich und kostengünstig .
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Business Class: Ein Premium-Fahrzeug für Führungskräfte, typischerweise eine Mercedes E-Klasse oder ein vergleichbares Modell. Geeignet für Topmanager, VIP-Kunden oder Situationen, in denen ein repräsentatives Erscheinungsbild wichtig ist. Der Innenraum ist deutlich hochwertiger, ruhiger, geräumiger und besser für mobiles Arbeiten geeignet .
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Erste Klasse: Unsere höchste Kategorie, reserviert für VIP-Reisen und Anlässe, bei denen die Reise selbst Teil des Erlebnisses ist. Zu den Fahrzeugen gehören die Mercedes S-Klasse und speziell angepasste Versionen der Mercedes V-Klasse, ausgestattet mit Flugzeugsitzen mit Liegefunktion, erhöhter Privatsphäre und hochwertiger Kabinenausstattung. Für Besuche auf Vorstandsebene, hochrangige Gäste oder Führungskräfte, die souverän und vorbereitet ankommen möchten, ist dies die ideale Wahl .
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Eine gute Reiserichtlinie legt fest, welche Stufe für welche Reisekategorie oder Reiseart angemessen ist. Dies vermeidet unangenehme Gespräche und stellt sicher, dass die Ausgaben angemessen sind.

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Flughafentransfers: Die Details, die Zeit sparen
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Flughafentransfers sind die am häufigsten gebuchte Form des Bodentransports für Unternehmen und gleichzeitig diejenige, bei der ohne ordentliche Planung am ehesten etwas schiefgehen kann.
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Flugverfolgung ist wichtig. Ein professioneller Chauffeur überwacht den Flug Ihres Managers in Echtzeit und passt die Abholzeit bei Verspätung automatisch an. Dies sollte standardmäßig gelten und nicht als Zusatzleistung berechnet werden. Vergewissern Sie sich daher immer bei der Buchung, dass dieser Service inbegriffen ist .
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Meet & Greet vs. Abholung am Straßenrand. Bei der Ankunft bedeutet Meet & Greet, dass Ihr Fahrer mit einem Namensschild in der Hand im Terminal am Ankunftsgate wartet. Für Führungskräfte oder internationale Gäste ist dies die richtige Wahl. Die Abholung am Straßenrand (der Fahrer wartet draußen) ist günstiger, erfordert aber, dass der Fahrgast sich selbst im Terminal zurechtfindet und das Fahrzeug findet. Für regelmäßige Reisende ist dies in Ordnung, für Gäste jedoch weniger geeignet .
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Wartezeitregelung. Seriöse Fluggesellschaften gewähren nach der Landung eine standardmäßige kostenlose Wartezeit (in der Regel 60 Minuten) für Einreisekontrolle und Gepäckausgabe. Klären Sie die Leistungen Ihres Anbieters vor der Buchung, nicht erst nach Erhalt der Rechnung.

Flughafengebühren. Die Gebühren für das Absetzen und Abholen am Terminal in Heathrow und Gatwick sind deutlich gestiegen. Allein Gatwick hat die Absetzgebühr im letzten Jahr um 67 % erhöht. Diese Kosten sind legitim und sollten auf Ihrer Rechnung einzeln aufgeführt werden. Werden sie nicht ausgewiesen, sind sie stillschweigend im Flugpreis enthalten oder werden – schlimmer noch – gar nicht bezahlt .
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Verwaltung von Firmenkonten: Was Sie fragen sollten
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Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Bodentransporte bucht, lohnt sich die Einrichtung eines Firmenkontos. Ein gut geführtes Firmenkonto sollte Folgendes bieten:

• Konsolidierte monatliche Rechnungsstellung: Eine Rechnung für alle Fahrten mit klaren Auftragsreferenzen anstelle von Einzelbelegen pro Fahrt.
• Persönliche Kundenbetreuung: Ein Ansprechpartner, der Ihre Präferenzen kennt und dringende Buchungen bearbeiten kann.
• Passagierberichterstattung: Eine Aufschlüsselung nach Reisendem, Reiseart und Kostenstelle, nützlich für den internen Abgleich.
• Feste oder vereinbarte Preise: Vereinbarte Preise für gängige Strecken (z. B. von London Central nach Heathrow) beseitigen Preisschwankungen und vereinfachen die Budgetplanung.
• Mehrwertsteuerkonforme Rechnungsstellung: Unerlässlich für die Rückforderung der Vorsteuer auf Geschäftsreisen; stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant mehrwertsteuerlich registriert ist und ordnungsgemäße Steuerrechnungen ausstellt.
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Bei Airport Executive entfällt für Firmenkunden die Bearbeitungsgebühr für Einzelbuchungen – eine einfache Ersparnis für Stammkunden. Wir bieten außerdem ein Zahlungsziel von 14 Tagen.
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Das Eine, was die meisten Reiseunternehmen stillschweigend entfernt haben
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Eines muss man ganz klar sagen: Viele Reise- und Transportunternehmen haben ihre Kundenservice-Teams durch Chatbots, automatisierte Antworten und Selbstbedienungsportale ersetzt. Für Routineanfragen ist das noch machbar. Bei zeitkritischen oder wirklich dringenden Angelegenheiten – wie einem verpassten Anschlussflug, einem verwirrten Fahrer oder einer Führungskraft, die einen Termin zu verpassen droht – ist es jedoch äußerst frustrierend.

Als Assistent/in oder Executive Assistant stehen Sie bereits unter großem Druck, da Sie die von Ihnen betreuten Personen unterstützen. Das Letzte, was Sie brauchen, wenn um 20 Uhr etwas schiefgeht, ist, in einem Chatfenster zu tippen und auf eine automatisierte Antwort zu warten, die Ihre Frage nicht versteht.

„Wir bei Airport Executive haben uns bewusst dafür entschieden, anders vorzugehen. Unsere Anrufe werden innerhalb von Sekunden von echten Menschen entgegengenommen, nicht erst nach langem Navigieren durch ein Menü oder über ein Rückrufsystem. Wenn Sie uns anrufen, sprechen Sie direkt mit jemandem, der sich in der Branche auskennt, Ihre Buchung kennt und Ihnen wirklich weiterhelfen kann.“ – Chris Nixon, CEO, Airport Executive

Chris fährt fort: „Wir sind der Meinung, dass ein Premium-Service genau so funktionieren sollte. Wir wissen aber auch, dass dies seltener geworden ist, als es sein sollte. Deshalb ist es wichtig, dies bei der Bewertung von Anbietern für Bodentransporte explizit zu erwähnen . “
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Bei der Beurteilung eines beliebigen Anbieters von Bodentransporten sollten Sie folgende Fragen stellen:

• Gibt es eine direkte Telefonnummer, unter der während der gesamten Öffnungszeiten ein Mensch erreichbar ist?
• Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis sie auf eine dringende Anfrage reagieren?
• An wen wendet man sich, wenn unterwegs etwas schiefgeht?
• Können Entscheidungen sofort getroffen werden, oder ist für jeden Ausnahmefall ein Rückruf durch den Vorgesetzten erforderlich?
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Die Antworten werden Ihnen viel darüber verraten, wie sich das Unternehmen unter Druck verhält.
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Wenn etwas schiefgeht – und das kommt im Reiseverkehr schon mal vor –, sind wir stolz darauf, flexibel und fair zu sein. Wir verstecken uns nicht hinter dem Kleingedruckten. Wir treffen schnell vernünftige Entscheidungen, beurteilen jede Situation individuell und sorgen dafür, dass Sie nie das Gefühl haben, gegen das Unternehmen anzukämpfen, mit dem Sie eigentlich zusammenarbeiten sollen.

Für eine/n PA oder EA ist eine solche Beziehung zu einem Lieferanten kein Luxus, sondern eine berufliche Notwendigkeit.
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Umgang mit dem Unerwarteten: Ihre Checkliste für Notfälle
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Selbst die beste Reiseplanung kann unterbrochen werden. So bereiten Sie sich vor:
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Bei Streiks oder größeren Störungenwie Arbeitskampfmaßnahmen der Transport for London (TfL), Verspätungen des Eurostar oder Unwettern kann die Nachfrage nach Mietwagen stark ansteigen. Dank einer festen Geschäftsbeziehung zu einem lizenzierten Chauffeur-Anbieter müssen Sie nicht mit anderen Anbietern um freie Plätze in Fahrdienst-Apps konkurrieren. Buchen Sie daher während bekannter Störungszeiten so früh wie möglich.

Sollten sich die Pläne der Führungskraft kurzfristig ändern: Informieren Sie sich rechtzeitig über die Stornierungsbedingungen Ihres Anbieters. Die meisten seriösen Anbieter gewähren eine angemessene kostenlose Stornierungsfrist. Wenn Sie dies im Voraus wissen, können Sie Änderungen bedenkenlos vornehmen, anstatt unnötige Gebühren zu zahlen.

Erscheint der Fahrer nicht: Ein lizenzierter Fahrdienstleister hat eine Sorgfaltspflicht und ein Beschwerdeverfahren. Dokumentieren Sie die Uhrzeit, die Buchungsreferenz und alle Kontaktversuche und fordern Sie anschließend eine offizielle Antwort an. Bei App-basierten Diensten ist dieser Prozess oft undurchsichtig und frustrierend. Bei einem lizenzierten Fahrdienstleister hingegen ist die Verantwortlichkeit klar geregelt .
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Anmerkung zu Ausgaben und Mehrwertsteuer
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Für PAs und EAs, die Spesenabrechnungen verwalten, kann der Transport auf dem Landweg zu umsatzsteuerlichen Komplikationen führen, insbesondere wenn die Fahrten zwischen London und dem Rest Großbritanniens verlaufen.

Die einfache Regel: Jede Rechnung muss den vollständigen Firmennamen, die Adresse, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine Leistungsbeschreibung und den separat ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag des Lieferanten enthalten. Andernfalls kann die Mehrwertsteuer nicht zurückgefordert werden.

Wenn Ihr Unternehmen international reist, beachten Sie bitte, dass Transfers, die über einen britischen Reiseveranstalter für Reisen ins Ausland gebucht werden, in der Regel mit Null besteuert sind, d. h. es fällt keine britische Mehrwertsteuer an. Ihr Reiseveranstalter sollte dies auf der Rechnung korrekt ausweisen.

Im Zweifelsfall sollten Sie Ihr Finanzteam hinzuziehen, bevor Sie einen neuen Lieferanten genehmigen.
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Aufbau Ihrer Bodenverkehrspolitik: Ein einfacher Rahmen
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Wenn Sie eine Richtlinie von Grund auf neu erstellen oder eine bestehende aktualisieren, sollten Sie folgende Kernpunkte berücksichtigen:

1. Zugelassene Anbieter: Nennen Sie Ihre bevorzugten lizenzierten Anbieter und machen Sie deutlich, dass Buchungen über diese erfolgen sollen.
2. Leitfaden für die Servicestufen: Legen Sie fest, welche Fahrzeugkategorie für welche Fahrgastklasse oder welchen Anlass gilt.
3. Buchungsvorlaufzeit: Legen Sie eine Mindestfrist fest (24 Stunden sind für Standardbuchungen angemessen; länger für Veranstaltungen oder Gruppenreisen).
4. Erstattungsgrenzen: Legen Sie klare Höchstbeträge pro Fahrt oder genehmigte Routenpreise fest.
5. Anforderungen an Belege und Mehrwertsteuer: Geben Sie an, welche Unterlagen für Spesenabrechnungen benötigt werden.
6. Kontakt außerhalb der Geschäftszeiten: Stellen Sie sicher, dass eine Telefonnummer vorhanden ist, die man anrufen kann, falls um 6 Uhr morgens etwas schiefgeht.
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Eine einseitige Richtlinie, die diese sechs Punkte abdeckt, wird die Mehrheit der Fragen zum Bodentransport klären, bevor sie Sie erreichen.
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Zusammenarbeit mit Flughafenmanagern
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Airport Executive ist in London und ganz Großbritannien tätig und bietet lizenzierte Chauffeurdienste für Geschäfts- und Firmenkunden an. Unsere Firmenkunden profitieren von konsolidierter Abrechnung, Festpreisen für verschiedene Strecken und einem festen Ansprechpartner – speziell entwickelt, um Assistenten, Executive Assistants und Travel Managern die Arbeit zu erleichtern.

Wir kümmern uns auch um die Organisation des Weitertransports – dank unserer Partnervereinbarungen in über 50 Ländern. Ob Ihre Führungskraft zu einem Meeting nach München oder zu einer Konferenz nach Singapur reist: Ein Anruf bei uns genügt, und wir kümmern uns um den Transfer an beiden Zielen.

Und weil wir wissen, dass Ihre Zeit kostbar ist, halten wir die Kommunikation einfach. Kontaktieren Sie uns per WhatsApp für schnelle Buchungen, Reiseplan-Updates und komplexe Reisen mit mehreren Teilstrecken – ohne umständliche Online-Formulare, doppelte Dateneingabe oder unnötiges Hin und Her. Einfach unkomplizierte und effiziente Kommunikation mit Menschen, die Ihnen wirklich helfen und Sie entlasten möchten.

Wir operieren unter der TfL-Betreiberlizenz 402 und unsere Flotte umfasst die Kategorien Economy, Business und First Class, um jedem Reisetyp und jeder Fahrgastkategorie gerecht zu werden.

Um ein Firmenkonto zu besprechen oder eine Buchung vorzunehmen, kontaktieren Sie uns hier.

Airport Executive – Londons Premium-Chauffeurservice

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